Наместо рачно препишување фактура по фактура, ставка по ставка, влезната фактура влегува во системот автоматски, со неколку клика - без грешки при препишување. Тоа значи помалку изгубено време, помалку човечки грешки и побрза наплата. Плаќањата се побрзи затоа што целиот циклус е дигитален и следлив. Фирмата во секој момент гледа кој документ е испратен, примен, прифатен или одбиен - нема повеќе „каде ми е таа фактура“, вели Јанев
Тоше Јанев е проект-менаџер и тим-лидер во „Веником“, компанија која од 1993 година развива деловен софтвер за македонските фирми. Зад неговата компанија се над 30 години искуство во дигитализација на бизниси од сите дејности. Последното решение на кое работи компанијата е ERP систем кој поддржува комплетно работење со е-фактурите преку системот на УЈП.
Сепак, нивното портфолио не се сведува на еден производ - имаат ERP решенија за секаков вид компании: од приватни фирми и државни институции, преку малопродажба и магацинско работење, до сметководствени бироа. Кон тоа доаѓаат и модерни мобилни апликации што го носат работењето на дланка. Со други зборови - за која било дејност имаат систем што го покрива нејзиното секојдневно работење, на едно место.
Тоше Јанев ни објасни што е всушност е-фактурата и од каква важност е за непрекинливо работење на фирмите.
- Тоа не е ПДФ, ниту скенирана фактура. Тоа е фактура во структуриран електронски формат, која се потпишува со квалификуван електронски потпис, се испраќа до платформата на УЈП за валидација, и дури по одобрувањето добива правна важност. Е-фактурата е законска обврска, а не опција. Со новиот закон, електронското фактурирање преку УЈП станува задолжително за сите фирми, постепено по фази. Тоа значи едно: фирма што нема да го имплементира ова нема да може да издава фактури со правна важност, а без фактура нема ни наплата ни работење. Затоа е клучно фирмите навреме да започнат со воведување, зашто подготовката (регистрација, поврзување, тестирање) бара време, а оние што ќе чекаат до последен момент ризикуваат прекин во работата - вели Тоше.
Нема повеќе „каде ми е таа фактура“
Е-фактурата станува задолжителна за компаниите, но тој објаснува што практично значи ова за малите и микробизниси, кои најчесто се плашат од вакви промени поради тоа што немаат големи ИТ-тимови и ресурси.
- Токму за нив промената изгледа најголема, но всушност може да биде најбезболна - под услов да изберат вистински партнер. Малиот бизнис не треба да гради ништо сам, ниту да вработува ИТ-луѓе. Нашата задача е целата техничка сложеност - потпишување, валидација преку УЈП, форматите - да остане „под хаубата“, а фирмата да работи како и досега: издава фактура, кликнува испрати и готово. Нашето решение е веб-базирано и хостирано во AWS Cloud инфраструктура, што овозможува пристап до системот преку интернет, без потреба од локална инсталација на сервери кај корисниците. Дополнително, преминот го правиме ние - ги увезуваме нивните постојни податоци од Excel, JSON или друг формат, така што фирмата не почнува од нула. Пораката до малите фирми е: не плашете се од обврската, туку почнете навреме - тогаш промената е едноставна - вели Тоше Јанев.
Многу мали фирми го доживуваат електронското фактурирање како нова административна обврска, но според нашиот соговорник, е-фактурата ја намалува администрацијата.
- Наместо рачно препишување фактура по фактура, ставка по ставка, влезната фактура влегува во системот автоматски, со неколку клика - без грешки при препишување. Тоа значи помалку изгубено време, помалку човечки грешки и побрза наплата. Плаќањата се побрзи затоа што целиот циклус е дигитален и следлив. Фирмата во секој момент гледа кој документ е испратен, примен, прифатен или одбиен - нема повеќе „каде ми е таа фактура“. На крај, се добива и уредна дигитална архива, што многу помага при контрола или ревизија. Значи - да, обврска е, но обврска што реално го олеснува секојдневието - вели тој.
Помалку хартија, помалку рачна работа и целосна прегледност
„Веником“ од 1993 година работи со фирми од секаква големина и токму затоа се свесни дека функционалноста што ја имаат големите компании не смее да им биде недостапна на малите.
- Нашата филозофија е дека и микрофирмата заслужува исто квалитетно решение како и голема компанија - само поедноставно за користење и достапно по нивна мерка. Имаме ERP решенија за секаков вид субјекти: приватни фирми, државни институции, малопродажба, магацинско работење, сметководствени бироа. Она што сакавме да го олесниме е фирмата да има сè на едно место - фактурирање, сметководство, плати, резерви - наместо да плаќа и да спојува пет различни алатки. За малите и средните фирми, тоа е најголема разлика, зашто кај нив често една иста личност ги работи сите тие задачи - споделува Јанев.
Според него, досега фактурата беше хартија или ПДФ што патува преку е-пошта, се печати, се препишува рачно во системот. Сега целиот тек е дигитален и стандардизиран: фактурата се создава, се потпишува, се валидира и се следи низ јасни статуси. За фирмите тоа значи помалку хартија, помалку рачна работа и целосна прегледност - во секој момент се знае каде е секој документ. Ова е вистински чекор кон поефикасно работење, а не само нова регулатива. Придобивката е и пошироко општествена - намалување на сивата економија и порамноправна конкуренција меѓу фирмите.
Заштедата на време е драматична, а грешките се сведуваат на минимум
Нивното решение ги поврзува фактурирањето со сметководството, банките и другите делови од деловниот процес. Во практика тоа поврзување ќе им заштеди време на фирмите и ќе им го поедностави работењето.
- Тука е вистинската вредност. Кога системите не се поврзани, истиот податок се внесува повеќепати - еднаш во фактурирање, еднаш во сметководство, еднаш при плаќање - и на секој чекор има простор за грешка. Кај нас податокот се внесува еднаш и патува низ целиот циклус. Кога ќе се создаде фактура, таа автоматски се преточува во сметководството; кога ќе стигне изводот од банка, се спарува со отворените ставки; сметководителот и фирмата гледаат иста, ажурирана слика во реално време. Тоа што порано бараше денови комуникација меѓу фирмата и нејзиниот сметководител, сега се случува само по себе. Тоа е разликата меѓу шест одделни алатки и еден поврзан систем - заштедата на време е драматична, а грешките се сведуваат на минимум - подвлекува нашиот соговорник Јанев.
Дополнително, неговата компанија располага со целосна API документација. Како што ни појаснува тој, целосната API документација носи една многу важна придобивка: фирмите не мора да го напуштат системот што веќе го користат.
- Ако некоја компанија е задоволна од својот софтвер, може да продолжи да работи со него - а преку нашето API да ја користи е-фактурата целосно: испраќање, примање, одобрување и следење на статусите на секој документ во реално време. Со други зборови, ние ја обезбедуваме законски усогласената врска со УЈП, а фирмата не менува ништо во својот начин на работа. Тоа е важно затоа што секоја фирма има своја специфика - некои сакаат целосно да преминат кај нас, други само да ја „приклучат“ е-фактурата на постојното решение. Ние им овозможуваме да изберат кое од двете решенија им одговара. Во иднина, планираме да го прошируваме тоа поврзување - со повеќе банки, институции и деловни партнери - и да внесуваме нови функционалности што ја автоматизираат работата уште повеќе, вклучително и паметни алатки што му помагаат на корисникот, а не му додаваат работа. Целта ни е постојано истата - фирмата да работи помалку на администрација, а повеќе на својот бизнис - објаснува Јанев.
Фото: приватна архива